半成品项目通常包含比最初出现的更多有用的工作。问题在于决策、文件和未完成的任务分散在消息、文件夹和某人的记忆中。
在请新人帮忙之前，先制作一个小的交接包。目标是让他们看到什么是值得保留的，什么是不确定的，以及你下一步需要什么。
您可以在普通文档中执行此操作。您无需重组整个业务。
1. 描述终点线
写出四个简短的答案：
- 我们想要完成什么？
- 谁需要使用它？
- 他们应该能够做什么？
- 这轮工作之外还有什么？
对于虚构的社区研讨会页面：
“我们需要一个活动页面，用来说明工作坊并链接到现有的报名服务。已经批准的日期和地点必须保持不变。新的支付系统不在本轮工作范围内。”
如果有真正的截止日期，请注明日期和原因。如果这是一种偏好，请说出来。下一个人需要知道活动日期和理想的发布日期之间的区别。
2.指向当前版本
选择一个文档或预览作为当前工作版本。将旧版本标记为参考资料而不删除它们。
然后列出你拥有的：
- 当前预览或工作文件。
- 可编辑的设计或文档文件。
- 批准的副本和图像。
- 相关品牌文件。
- 仍然适用的反馈和决定。
一个有用的条目说，“研讨会页面，当前预览，周二回顾；地点正确，但注册链接不正确。”名为“final-final-new”的文件夹不足以告诉下一个人。
在您知道谁依赖其当前位置之前，请勿移动或重命名共享文件。
3. 将决策与偏好分开
分成三个简短的部分：“保留”、“改变”和“需要做出决定”。
在“保留”下，记录批准的事实或选择：企业名称、报价、日期、徽标、现有注册提供商。
在“改变”下，描述具体问题和期望的结果。尝试“活动日期很难找到。将其放在活动标题旁边并使其在手机上可见”，而不是“使其更清晰”。
在“需要做出决定”下，列出尚未解决的问题。不要将未回答的问题变成指令。
对于每项决定，请指定可以批准该决定的人。当帮助者知道谁的答案是最终的时，他们可以更快地行动。
4. 制作访问映射，而不是密码列表
列出每个相关系统、用途、账户所有者，以及接手者所需的访问权限。不要在交接文档中写入密码、恢复代码或付款信息。
例如：“网站编辑：所有者是摩根；需要草稿编辑；出版由摩根负责。”
如果可用，请使用平台的共享或协作者控件。在Google Drive中，您可以选择查看、评论或编辑权限。文件夹权限会影响其中的文件，因此在共享之前请检查父文件夹。谷歌的 分享指南 解释了控件。
WordPress也有具有不同能力的角色。其 角色文档 如果这是您的平台，那么这是一个有用的参考。正确的访问取决于实际任务；通用移交不需要给予每个人完整的管理权限。
5. 列出未解决的问题
以其他人可以采取行动的格式编写未解决的问题：
“在[页面或文件]上，当[采取行动]时，我们看到[结果]。我们需要[预期结果]。”
添加已知的限制和以前的尝试。 “表格已在手机上测试；出现确认信息，但交付尚未验证”比“表格已损坏”更有帮助。
不知道的时候要说清楚。诚实的未知数会阻止某人将猜测视为必要条件。
6.商定下次小发货
选择一项可以清晰审核的作品：修正后的客户路径、一个完成的页面或一组可供审核的帖子。
记录：
- 将交付什么。
- 谁来审核一下。
- 什么算接受。
- 哪些变化需要单独决定。
- 谁可以授权发布或实时系统更改。
在工作开始之前，请新人总结他们的理解。如果他们的摘要遗漏了一些重要的内容，请修复数据包，而不是添加另一条分散的消息。
你的下一步行动
填写Finish This Project清单的“移交”部分。使用商定的访问设置仅与需要的人共享相关材料。
当您准备好寻求帮助时， 打开Finish Finder 或 访问Finish the Stuff。清晰的交接可以让对话从某个有用的地方开始。